Il gestionale è un potente strumento di comunicazione realizzato su specifiche che tengono in considerazione le reali necessità della PA e dell'utente/cittadino. Infatti, l’utilizzo delle semplici email come mezzo di comunicazione tra Ente e cittadini e tra Ente ed Ente, anche se rispondente alla necessità di dematerializzazione delle procedure amministrative, è ormai diventato un sistema non solo insufficiente ma anche difficilmente gestibile per diversi ordini di motivi.

Utilizzando numerosi computer e talvolta diversi client di posta all’interno della stessa amministrazione, è difficile tenere sotto controllo e archiviare correttamente lo storico della posta e delle relative comunicazioni.

L’area di messaggistica integrata nella suite DigitalPA consente di mantenere lo storico degli epistolari sia nelle comunicazioni tra gli operatori dell’Ente e i cittadini che in quelle tra gli stessi operatori istituzionali; il servizio di comunicazione è così strutturato in modalità più efficaci e facilmente monitorabile rispetto al classico utilizzo delle email istituzionali.

Nel caso di un’installazione per Centrali Uniche di Committenza, il raggio d’azione dell’area di messaggistica si estende anche alla comunicazione tra operatori di diversi Enti.

Il sistema di gestione delle comunicazioni integrato garantisce con indubbi vantaggi le seguenti funzionalità:

• Accesso alla propria area di messaggistica da qualsiasi pc con l’inserimento delle proprie credenziali
• Gestione dei messaggi inviati e ricevuti tramite la propria area di backoffice in stile webmail, con epistolare storicizzato per data, argomento, categoria, utente destinatario, ecc.
• Invio di uno o più allegati
• Possibilità di invio delle comunicazioni con copia inoltro via PEC (comunicazioni ufficiali)
• Segnalazione della presenza di nuovi messaggi tramite email o PEC (comunicazioni ufficiali) e sul cruscotto dell’applicazione
• Possibilità per il cittadino o per l’operatore dell’Ente di richiedere la protocollazione della missiva
• Eliminazione completa dello spam
• Eliminazione completa di virus e malware
• Impossibilità di cancellazione dei messaggi e archiviazione storica automatizzata

Il cittadino potrà:

• Registrarsi sulla piattaforma inserendo pochi dati identificativi
• Inviare messaggi all’amministrazione scegliendo il destinatario di interesse (servizio dell’Ente, servizi di diversi Enti, ecc.)
• Gestire i messaggi inviati e ricevuti tramite il proprio cruscotto

L’operatore dell’ente potrà:

• Inviare messaggi ai cittadini registrati, agli operatori economici accreditati, agli operatori dello stesso Ente o di altri Enti consorziati
• Assegnare un messaggio ad un altro servizio (con funzione "inoltra") nel caso non sia il referente corretto
• Gestire e consultare la messaggistica soltanto della propria area o servizio di riferimento all’interno dell’Ente
• Usufruire della consultazione collaborativa per le email del servizio
• Protocollare i messaggi in uscita
• Utilizzare diversi modelli di messaggio personalizzati e configurabili tramite la piattaforma (facsimile di messaggio)